Dottle · documentverwerking
Nog steeds CMR's, paklijsten of andere documenten overtypen?
Dottle leest je documenten, controleert ze en zet de gegevens rechtstreeks in je TMS, ERP of boekhouding. Jouw team kijkt alleen nog naar de uitzonderingen.
Live in 4 weken · vanaf 18,5 cent per document · je betaalt pas als het eerste document is verwerkt
De volgende dag zie je ze uitgelezen in Dottle.
- documenten per jaar bij Cabooter
- 70.000
- nauwkeurig
- 92%
- van start tot productie
- 4 weken
Gebruikt in de operatie van
Overtypen kost meer dan je denkt.
Uren die nergens heen gaan.
Elke CMR, paklijst of order neemt iemand met de hand over in je systeem. Dat zijn elke dag uren van mensen die je liever inzet voor planning of klanten.
Fouten die pas bij de factuur opvallen.
Een verkeerd getypt aantal of een gemiste afleverdatum zie je vaak pas als de klant de factuur terugstuurt. Herstellen kost dan tijd, en soms vertrouwen.
Facturen die blijven liggen.
Zolang de afgetekende CMR nog in een mailbox staat, kun je niet factureren. Elke dag vertraging betekent dat je geld later binnenkomt.
Zie hoe Dottle werkt.
Van binnenkomende mail tot zending in je TMS.
Wat je in de video ziet
01Nog steeds overtypen?
CMR's, paklijsten en transportopdrachten. Elke dag weer.
02Dottle leest ze voor je.
Binnen een minuut staan alle gegevens klaar.
03Klopt het? Eén klik.
Goedkeuren, en de zending staat in je TMS.
04Automatisch vergeleken.
Opdracht, paklijst en CMR in één dossier.
05Direct in je TMS.
Eén klik op Versturen. Niets overtypen.
06Twijfel? Je ziet waar.
Aanpassen, bevestigen, klaar. Er gaat niets ongezien door.
07Fout document? Tegengehouden.
Verkeerde CMR? Je weet het meteen, niet pas bij de factuur.
08De cijfers.
200.000 paklijsten per jaar, volautomatisch (HDG). 92% nauwkeurig bij 70.000 documenten per jaar en €100.000+ besparing per jaar (Cabooter).
09Stuur ons 3 documenten.
De volgende dag zie je ze uitgelezen in Dottle.
- Stuur 3 documenten
Van document tot gegevens in je systeem.
Binnenkomen
Documenten komen binnen per mail, upload of API. Een vast format is niet nodig. Ook scans en foto's worden verwerkt.
Uitlezen
Dottle herkent het soort document en haalt de juiste gegevens eruit, wat de lay-out of de afzender ook is. Binnen een minuut staat alles klaar.
Controleren
Dottle vergelijkt documenten van dezelfde zending met elkaar, bijvoorbeeld pallets en gewicht op de paklijst en de CMR, en markeert wat afwijkt of ontbreekt. Twijfelt Dottle, dan beslist een medewerker in een paar klikken.
Wegschrijven
Goedgekeurde gegevens gaan direct naar je TMS, ERP of boekhouding. Niemand hoeft nog iets over te typen.
Waarom Dottle anders werkt
Leest de inhoud, geen sjablonen.
Dottle begrijpt wat er op het document staat, ook zonder barcode, vast formulier of sjabloon per afzender.
Controleert documenten tegen elkaar.
Opdracht, paklijst en CMR van dezelfde zending worden met elkaar vergeleken. Wat niet klopt, komt niet door.
In weken live, met een prijs per document.
Geen groot implementatietraject: binnen vier weken in productie, en je betaalt pas als het eerste document is verwerkt.
Wat Dottle je oplevert.
Minder uren aan overtypen.
Je team controleert in plaats van over te typen, en besteedt alleen tijd aan de uitzonderingen.
Minder fouten.
Gegevens worden één keer goed uitgelezen en tussen documenten gecontroleerd, voordat ze in je systeem staan.
Sneller factureren.
Een afgetekende CMR staat binnen een minuut klaar, en ontbreekt de aftekening, dan zie je dat direct. Je wacht niet meer dagen tot iemand hem verwerkt.
Meer doen met hetzelfde team.
Groeit je volume, dan hoeft je backoffice niet mee te groeien.
In de praktijk
- HDG200.000 paklijsten per jaar, volautomatisch verwerkt.
- Cabooter70.000 documenten per jaar, 92% nauwkeurig, ruim €100.000 besparing per jaar.
Jij houdt de controle.
Niets gaat ongezien door.
Twijfelgevallen en afwijkingen komen in een controlescherm. Je ziet precies welk veld het is, en waar het op het document staat.
Documenten worden met elkaar vergeleken.
Opdracht, paklijst en CMR worden naast elkaar gelegd. Klopt er iets niet, dan houdt Dottle het tegen voordat het in je systeem komt.
Je ziet wie wat heeft gedaan.
Bij elk dossier zie je wie het goedkeurde en wanneer het naar je systeem is verstuurd.
Veilig, en binnen de EU.
Je documenten en gegevens blijven binnen de EU, worden versleuteld opgeslagen en verstuurd, en alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang. Wil je Dottle in je eigen omgeving laten draaien, dan kan dat ook.
Bewijs uit de operatie.
Projecten waar Dottle vandaag draait, met de cijfers die het opleverde.
In vier weken live.
Week 1
Verkennen
We kijken samen naar je documenten, volumes en systemen, en maken vooraf de business case.
Week 2
Inrichten
We richten Dottle in op jouw documenten en controles, en zetten de koppeling met je systeem op.
Week 3
Testen
Je team test met echte documenten uit de eigen operatie. We stellen bij tot het klopt.
Week 4
Live
Dottle draait in productie. In de weken daarna kijken we mee en stellen we bij waar nodig.
Wat wij van jullie nodig hebben
Voorbeelddocumenten, één vaste contactpersoon, en toegang tot het systeem waar de gegevens naartoe moeten, of contact met je leverancier daarvan.
Wat het kost
Je betaalt per verwerkt document, vanaf 18,5 cent. Hoe meer documenten, hoe lager de prijs per stuk. De eenmalige inrichting kost €1.800–€4.000, afhankelijk van je documenten en koppeling, en altijd vooraf in overleg. We maken vooraf de business case, en je betaalt pas als het eerste document is verwerkt.
Koppelt met je systemen
- TMSTranspas, Samurai, Ixolution en meer, via bestandsuitwisseling (XML/FTP) of API
- ERP en boekhoudingExact, SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, AFAS, Navision
- Eigen API of webhook
Documenten die Dottle aankan
- CMR-vrachtbrieven
- pakbonnen en paklijsten
- transportopdrachten
- inkoop- en verkoopfacturen
- orders en orderbevestigingen
- werkbonnen
- inspectie- en keuringsrapporten
Goed om te weten.
Moeten mijn documenten een vast format hebben?
Nee. We richten Dottle één keer in per soort document, niet per afzender. Een nieuwe klant of leverancier met een andere lay-out werkt meteen.
Hoe nauwkeurig is het?
Bij Cabooter is dat 92%. Wat Dottle niet zeker weet, markeert het voor controle. Er wordt niets ongezien doorgezet.
Hoeveel werk is het voor ons?
Weinig. Je levert voorbeelddocumenten aan, wijst één contactpersoon aan en test in week 3 met je team. De inrichting en de koppeling doen wij.
Moet onze IT iets doen?
Alleen bij de koppeling met je systeem, en dat gaat meestal via een bestaande koppeling of bestandsuitwisseling. We regelen dat samen met je IT of je softwareleverancier.
Wat kost het?
Vanaf 18,5 cent per document, met een staffel bij meer volume. De eenmalige inrichting kost €1.800–€4.000, afhankelijk van je situatie en altijd vooraf in overleg.
Wanneer heb ik het terugverdiend?
Dat rekenen we vooraf voor je uit in de business case, met jouw volumes en tijden.
Wat als het tegenvalt?
Je betaalt pas als het eerste document is verwerkt. Tot die tijd zit je nergens aan vast: we maken vooraf de business case, richten in en testen met je eigen documenten.
Waar draait het en hoe zit het met onze data?
Je data staat in de EU, en je data is van jou. Desgewenst draait Dottle in je eigen omgeving, zodat gevoelige documenten binnen je eigen grenzen blijven. Security
Stuur ons 3 documenten.
Uit je eigen operatie: CMR's, paklijsten, orders of facturen. De volgende dag zie je ze uitgelezen in Dottle.