De opgave
Het bestaande planbord was oud, moeilijk aanpasbaar en volledig afhankelijk van de leverancier. Elke wijziging in het proces betekende wachten op een externe partij, en elke workaround eindigde in een extra spreadsheet.
Transportorders kwamen binnen als e-mail met Excel- of PDF-bijlagen, in tientallen formaten van rederijen, expediteurs en verladers. De backoffice typte ze over, met dubbele invoer en fouten tot gevolg. Statussen uit de boordcomputer, containerstatussen bij de terminals en facturen in Exact leefden elk in hun eigen systeem.
Zonder één bron van waarheid was er nauwelijks zicht op wat een rit werkelijk kostte en opleverde. Marges per klant, per rit en per charter waren pas achteraf te reconstrueren, en dan alleen met veel handwerk in Excel.
Onze aanpak
- 01
AI-orderintake vanuit de mailbox
Het platform leest de gedeelde orderinbox via Microsoft Graph, slaat bijlagen op en laat een taalmodel in Azure OpenAI de ordergegevens eruit halen: container, rederij, terminal, laad- en losadres, referenties en tijdvensters. Een tweede, kleiner model controleert de uitkomst en markeert afwijkingen. De planner ziet het voorstel naast de originele mail, koppelt de klant en maakt de order met één klik aan. Human in the loop, met een volledig spoor van mail tot order.
- 02
Planbord voor eigen wielen en charters
Een nieuw planbord met dag- en weekweergave voor eigen trucks en charters, filters op terminal en shunt, en statusstippen per stop die kleuren op basis van de werkelijke voortgang. Ritten zijn te splitsen en te combineren, lege kilometers tussen opeenvolgende ritten worden geregistreerd en doorbelast volgens de verdeelregel van Cabooter zelf.
- 03
Boordcomputer als bron van de waarheid
Orders gaan rechtstreeks naar de Transics-boordcomputer van de chauffeur. Drukt de chauffeur op laden, lossen of einde lossen, dan landt de werkelijke aankomst- en vertrektijd op de juiste stop en schuift de order automatisch van gepland naar onderweg naar afgerond. Gescande CMR's en afleverbewijzen komen vanzelf in het dossier en kunnen met de factuur mee.
- 04
Portbase en HERE in de flow
Via Portbase Secure Chain volgt het platform per importcontainer de vrijgave, de douanestatus, de beschikbaarheid bij de terminal en de TAR-code, live op de order. HERE Maps berekent truckroutes met afstand, rijtijd en tol per land voor Nederland, België en Duitsland, en geocodeert adressen en terminals. Die routes voeden zowel de offertes als de kostprijs per rit.
- 05
Offertes en tarieven
Verkoop maakt offertes met meerdere lanes en tussenstops, waarbij het platform de kostprijs uit route, tol en charterstaffel haalt en de verkoopprijs op marge of vaste prijs zet. Geaccepteerde lanes worden standaardtarieven voor de klant. Kredietlimieten worden live tegen het debiteurensaldo in Exact gecontroleerd voordat een order wordt aangemaakt.
- 06
Financieel gesloten, gekoppeld aan Exact Online
Bij afronding van een rit ontstaan de kosten- en opbrengstregels automatisch: ritprijs, tol, dieseltoeslag per week, wachturen en chassishuur. Finance ziet per order of de CMR binnen is, of de verkoop- en inkoopprijs zijn gecontroleerd en of de factuur klaar is. Verkoopfacturen, verzamelfacturen, creditnota's en inkoopfacturen van charters gaan als boeking naar Exact Online, met wekelijkse carrier statements en Excel-exports voor de controle.
Het resultaat
Het platform staat in productie en vervangt het oude planbord volledig. Planning, backoffice en finance werken in één systeem, met de order als centraal dossier: van de binnenkomende mail tot de boeking in Exact. De geautomatiseerde orderinvoer is berekend op een besparing van circa 110.000 euro per jaar, vooral door het wegvallen van dubbele invoer en invoerfouten.
Marges zijn niet langer een reconstructie achteraf. Per klant, rit en route zijn kosten en opbrengsten zichtbaar zodra de rit is afgerond, met de werkelijke tijden uit de boordcomputer als basis. Cabooter is onafhankelijk van de oude leverancier en beheert het platform in de eigen Azure-tenant, met inloggen via Entra ID en rollen voor planning, backoffice, finance en beheer.
Het platform is opgezet als fundament voor de hele groep. Op dezelfde codebasis bouwen we nu de platforms voor Cabooter Rail en Cabooter Global, met gedeelde koppelingen voor Exact, Portbase, HERE en de AI-mailintake. Voor Trucking staat de chauffeursapp als volgende stap op de planning.