De opgave
Procesmanagers van Heijmans stelden Project Management Plannen volledig handmatig op. Per plan gaat het om uren tot dagen werk: informatie verzamelen uit eerdere projecten, structureren volgens het vaste template en uitwerken in de juiste toon en huisstijl. En omdat een PMP doorgaans door een team van zo'n vijf mensen wordt geschreven, komt daar afstemming en versiegedoe bovenop.
Het is repetitief werk dat toch steeds maatwerk is. Standaardteksten worden telkens opnieuw geschreven, de kwaliteit hangt af van wie er toevallig schrijft, en de kennis uit honderden eerdere plannen zit verspreid over mappen en hoofden. De tijd die in structureren en uitschrijven gaat zitten, gaat ten koste van waar procesmanagers het verschil maken: de inhoudelijke en strategische kant van hun projecten.
De ambitie was scherp: circa 80% van het handmatige schrijfwerk automatiseren, met gelijke of betere documentkwaliteit. Maar wel onder de voorwaarden van een beursgenoteerd bouwconcern. Alles moest draaien in Heijmans' eigen Azure-tenant, achter hun eigen toegangsbeleid, met encryptie, audit logging en de broncode in Heijmans' eigen GitHub. Geen data naar buiten, geen black box.
Onze aanpak
- 01
Genereren uit eigen kennis
De suite genereert een plan sectie voor sectie, op basis van Heijmans' officiële templates en een kennisbank van historische plannen en richtlijnen. Via een chatinterface stuurt de procesmanager de generatie: projectcontext erin, aangescherpte tekst eruit, met zicht op welke bronnen zijn gebruikt.
- 02
Human in the loop, team in de editor
AI schrijft voor, mensen beslissen. Het hele team werkt tegelijk in dezelfde editor, wijzigingen zijn direct zichtbaar en elke versie blijft herleidbaar. Is het plan klaar, dan exporteert de suite het naar het officiële Word-formaat van Heijmans.
- 03
Volledig binnen de muren van Heijmans
De suite draait volledig in de Azure-tenant van Heijmans, afgeschermd binnen hun netwerk, met inloggen via Entra ID en verplichte MFA. De broncode staat in Heijmans' eigen GitHub en het eigendom van de oplossing ligt bij Heijmans. Wij bouwen, zij bezitten.
- 04
Van pilot naar platform
Na een geslaagde pilot met vijf procesmanagers bouwden we de suite in een tweede opdracht uit tot bedrijfsbreed platform: werkruimtes die documentfamilies strikt gescheiden houden, rollen en rechten beheerd via Entra ID-groepen, versiebeheer op templates met volledige audit trail, en een infrastructuur die met Redis, een acceptatieomgeving en geautomatiseerde end-to-end-tests klaar is voor duizenden documenten per jaar. Elke fase sloten we af met een expliciet go/no-go-moment, en een extern pentesttraject vormt het sluitstuk.
Het resultaat
Tijd. De suite is ontworpen om circa 80% van het handmatige schrijfwerk over te nemen, met als doel 50 tot 80% tijdsbesparing per plan. Bij volledige opschaling naar meer dan duizend documenten per jaar komt dat neer op een geschatte besparing van 3,6 miljoen euro per jaar aan FTE-equivalent. Die winst zit nadrukkelijk niet in het wegautomatiseren van mensen, maar in sneller en kwalitatiever schrijven. De rol van de procesmanager verandert mee: minder uitschrijven, meer regie en inhoud, en altijd eindredacteur van elk plan dat de deur uitgaat.
Consistentie en kennisborging. Elk plan volgt hetzelfde template, dezelfde richtlijnen en dezelfde huisstijl, en de ervaring uit honderden eerdere plannen wordt bij elke generatie opnieuw benut. Kwaliteit hangt niet langer af van wie er die week toevallig schrijft.
Een platform in plaats van een tool. Wat begon als PMP-generator is nu een schrijfplatform waar Heijmans zelf nieuwe documentfamilies op kan inrichten, elk in een eigen werkruimte met eigen templates, rechten en versiebeheer. Gebouwd op het volume dat eraan komt: van honderden naar duizenden documenten per jaar.
En misschien wel het belangrijkste resultaat: vertrouwen. De schrijfsuite groeide uit tot het patroon voor de samenwerking, en inmiddels bouwen we volgens dezelfde aanpak aan volgende AI-toepassingen binnen Heijmans. Dank aan Niels van de Steeg en het hele Heijmans-team voor de scherpe samenwerking.