De opgave
Procesmanagers van Heijmans stelden Project Management Plannen volledig handmatig op. Per plan ging het om uren tot dagen werk: informatie verzamelen uit eerdere projecten, structureren volgens het vaste template en uitwerken in de juiste toon en huisstijl. Omdat een PMP doorgaans door een team van zo'n vijf mensen werd geschreven, kwam daar afstemming en versiebeheer bovenop.
Het was repetitief werk dat toch steeds maatwerk was. Standaardteksten werden telkens opnieuw geschreven, de kwaliteit hing af van wie er toevallig schreef, en de kennis uit eerdere plannen zat verspreid over mappen en hoofden. De tijd die in structureren en uitschrijven ging zitten, ging ten koste van waar procesmanagers het verschil maken: de inhoudelijke en strategische kant van hun projecten.
De ambitie was scherp geformuleerd: circa 80% van het handmatige schrijfwerk automatiseren, met gelijke of betere documentkwaliteit. Maar wel onder de voorwaarden van een beursgenoteerd bouwconcern. Alles moest draaien in de eigen Azure-tenant van Heijmans, achter het eigen toegangsbeleid, met encryptie, audit logging en de broncode in de eigen GitHub-organisatie. Geen data naar buiten en geen black box.
Onze aanpak
- 01
Genereren uit eigen kennis
De suite genereert een plan sectie voor sectie, op basis van de officiële templates van Heijmans en een kennisbank van historische plannen en schrijfrichtlijnen. Bij elke sectie is zichtbaar welke bronnen zijn gebruikt, zodat de herkomst van de tekst herleidbaar blijft.
- 02
Human in the loop, team in de editor
AI schrijft voor, mensen beslissen. Het hele schrijfteam werkt tegelijk in dezelfde editor, elke versie blijft herleidbaar en elke definitieve versie wordt gevalideerd door de projectmanager. Is het plan klaar, dan exporteert de suite het naar het officiële Word-template van Heijmans.
- 03
Volledig binnen de muren van Heijmans
De suite draait in de Azure-tenant van Heijmans, met inloggen via Entra ID en verplichte multifactorauthenticatie. Alle gebruikersacties worden gelogd en de broncode staat in de eigen GitHub-organisatie van Heijmans. Bonsai bouwt, Heijmans bezit.
- 04
Van pilot naar platform
Versie 1 stond in vier maanden, in vier fasen met elk een expliciet go/no-go-moment. Na de geslaagde pilot volgde een tweede opdracht: werkruimtes per documentfamilie, rollen en rechten via Entra ID-groepen, templateversiebeheer met audit trail en een infrastructuur die klaar is voor duizenden documenten per jaar.
Het resultaat
Tijdens de pilot werd zo'n 80% van het handmatige schrijfwerk geautomatiseerd, met een tijdsbesparing van 50 tot 80 procent per plan. Bij opschaling naar meer dan 1000 documenten per jaar telt die besparing per document stevig op. Uren die eerst opgingen aan structureren en uitschrijven, gaan terug naar de inhoud van het project. De schrijver blijft eindredacteur van elk plan dat de deur uitgaat.
Wat begon als PMP-generator is nu een schrijfplatform waarop Heijmans zelf nieuwe documentfamilies kan inrichten, elk in een eigen werkruimte met eigen templates, rechten en versiebeheer. En misschien wel het belangrijkste resultaat: vertrouwen. Elke fase van beide opdrachten is afgesloten met een expliciete go, en inmiddels bouwt Bonsai volgens dezelfde aanpak aan volgende AI-toepassingen binnen Heijmans.