De opgave
Orders voor railvervoer komen per e-mail binnen en werden met de hand overgenomen. Klanten, rail-operators en truckers leefden in losse lijsten, en per order moest iemand zelf uitzoeken welke afspraken en tarieven van toepassing waren.
Inkoop- en verkooptarieven verschillen per operator en per lane. Zonder centraal systeem is de marge per order pas achteraf zichtbaar, en is de maandelijkse facturatie een handmatige klus die op de administratie drukt.
Onze aanpak
- 01
Relaties en orders als fundament
Eén centrale registratie van klanten, rail-operators en truckers, en een order-cockpit met per order een dossier, statusbeheer en handmatige orderaanmaak.
- 02
AI-e-mailintake
Binnenkomende mails worden automatisch uitgelezen en omgezet naar een concept-order, met dual-model verificatie en een human-in-the-loop review. Het systeem zet klaar, de planner beslist.
- 03
Lanes, tarieven en marge
Inkoop- en verkooptarieven per operator per lane, met automatische tariefmatching en margecalculatie per order. Zo is bij het aannemen van een order al zichtbaar wat hij oplevert.
- 04
Facturatie
Maandelijkse facturatie-overzichten per klant met automatische factuurregels en een gefactureerd-status, zodat de administratie niets meer hoeft over te typen.
Het resultaat
Het traject loopt nog. De eerste twee milestones, de PRD met afbakening en de modules voor relaties en orders, zijn opgeleverd en geaccordeerd. De AI-e-mailintake, de tariefmodule en de facturatie staan gepland richting go-live in Q3 2026.
Zodra het platform in de dagelijkse operatie draait, vullen we deze case aan met concrete cijfers.