De opgave
Informatie over zendingen leefde in de mailbox en losse overzichten. Wie de status van een zending wilde weten, moest release, douane en transport elk apart bij elkaar zoeken, met documenten verspreid over mails en mappen.
Daarnaast vraagt expeditie om administratie die op orde is: volmachten en identificatie van klanten met vervaldatums, tarieven die per periode verschillen, en deadlines rond aankomst die je niet wilt missen. Dat werd allemaal handmatig bewaakt.
Onze aanpak
- 01
Eén dossier per zending
Een centrale shipmentlijst met filters, en per zending een dossier met de sporen Release, Customs en Transport. Documenten worden geüpload en gecategoriseerd op het dossier zelf.
- 02
Relaties en compliance
Klanten, contacten en commerciële afspraken centraal beheerd, inclusief de status van volmachten en identificatie met vervaldatums.
- 03
Tarieven met versies
Een catalogus van inland lanes met stabiele verkooptarieven per lane en meerdere suppliers, centrale tarieven met versionering en historie, en configureerbare toeslagen. Bij het aanmaken van een zending stelt het systeem de juiste tariefopties voor.
- 04
AI-inbox en integraties
Alle inkomende mail in één overzicht, automatisch geclassificeerd, met een split-view die de bron-email naast de uitgelezen velden toont. De PortBase-status is direct in het dossier zichtbaar, aankomst-deadlines geven zeven dagen vooraf een signaal, en afgeronde zendingen leveren factuurregels die na review naar Exact Online gaan.
Het resultaat
Het traject loopt nog. De PRD, het design en het datamodel zijn opgeleverd en geaccordeerd, en de standaardmodules voor zendingen, relaties en tarieven staan grotendeels. De integraties en logica, waaronder PortBase, Exact Online en de AI-inbox, zijn in aanbouw richting oplevering in Q3 2026.
Zodra het platform in de dagelijkse operatie draait, vullen we deze case aan met concrete cijfers.