Wat doet OCR precies?
OCR, optical character recognition, zet een afbeelding van tekst om in machineleesbare tekst. Daarmee wordt een scan doorzoekbaar en kun je tekst kopiëren. Wat OCR niet weet, is wat die tekst betekent: welk bedrag het totaal is, welke regel een artikel is, en of het btw-nummer bij de leverancier hoort. Een voorbeeld is ABBYY FineReader PDF, desktopsoftware om pdf's en scans om te zetten en doorzoekbaar te maken. Voor het archiveren van papier is dat genoeg, voor het verwerken van facturen niet.
Template-OCR en regels: goed zolang de lay-out gelijk blijft
Bij template-OCR lees je vaste zones van een document uit: rechtsboven het factuurnummer, onderaan het totaal. Dat werkt tot een leverancier zijn sjabloon aanpast. Microsoft beschrijft het verschil helder: een templatemodel heeft een model per variatie nodig, een neuraal model gebruikt één model voor alle variaties. Docparser is een voorbeeld van de regelaanpak: per lay-out stel je parsing-regels op. Met tien vaste leveranciers is dat prima, met tweehonderd verschillende afzenders wordt het onderhoud het werk.
Wat voegt AI-documentverwerking (IDP) toe?
IDP doet vier dingen die OCR niet doet. Het herkent welk soort document het is, haalt de velden eruit ongeacht de lay-out, controleert de uitgelezen data, en geeft per veld aan hoe zeker het is. Wat onder een drempel valt, gaat naar een mens ter controle, wat Microsoft en UiPath human-in-the-loop noemen. Het resultaat is geen tekstbestand maar gestructureerde data die je systeem in kan.
Welke IDP-oplossingen zijn er?
Rossum noemt zich AI-first en werkt zonder templates, met standaard hosting in Frankfurt. Parseur combineert een AI-engine met templates voor vaste lay-outs, op servers in de EU. ABBYY Vantage is een platform met vooraf getrainde modellen voor meer dan 150 toepassingen; de CMR-variant is volgens ABBYY nog een preview en ondersteunt geen Nederlands. UiPath biedt documentverwerking binnen zijn automatiseringsplatform, met zowel templates als AI-modellen. Doxis AI.dp, tot maart 2026 Klippa DocHorizon uit Groningen, leest onder meer facturen, CMR's en pakbonnen zonder templates.
Waar past Dottle?
Dottle van Bonsai leest ongestructureerde documenten en mails, van paklijsten en CMR's tot facturen en orders, zet ze om naar gevalideerde data en schrijft die rechtstreeks in je systeem, zoals Exact, SAP, Business Central of AFAS. Een vast formaat is niet nodig: een nieuwe afzender hoeft niemand vooraf in te richten. Twijfelgevallen komen in een controlescherm, waar een medewerker bevestigt of corrigeert. Bij HDG, een van de grootste AGF-inspecteurs van Nederland, verwerkt het meer dan 200.000 paklijsten per jaar, met 90% minder handmatig werk. Je betaalt per document, vanaf 18,5 cent, en het staat binnen vier weken live. Wil je alleen doorzoekbare pdf's, dan is een OCR-tool genoeg. Heb je een paar vaste lay-outs en weinig volume, dan zijn Parseur of Docparser goedkoper.
Hoe kies je?
Vijf vragen bepalen de keuze. Hoeveel verschillende afzenders en lay-outs heb je? Hoeveel documenten per maand? Moet de data in je ERP of TMS terechtkomen, of is een export genoeg? Waar staat de data, en moet dat binnen de EU? En wie controleert de twijfelgevallen? Test elke oplossing met een stapel echte documenten van je eigen leveranciers, inclusief de slechte scans.