Wat doet AI factuurverwerking precies?
Een inkomende factuur bevat vaste velden: leverancier, factuurnummer, regels met omschrijving, hoeveelheid en bedrag, btw, totaal. AI factuurverwerking leest die velden automatisch uit, ook als elke leverancier een ander factuurformat gebruikt. Dottle, de document-AI van Bonsai, doet dat zonder dat je per leverancier een template hoeft in te richten. De uitgelezen gegevens worden vervolgens vergeleken met de bijbehorende inkooporder in je systeem: kloppen de regels, de aantallen, de prijs? Pas als alles matcht, of bij een gemarkeerd verschil, landt het voorstel bij de boekhouder. Die accordeert met één klik, of past het aan als er iets niet klopt. De mens blijft verantwoordelijk; het voorwerk is geautomatiseerd.
Hoe werkt het matchen met de inkooporder?
Het two-way of three-way match principe is niets nieuws in crediteurenbeheer, maar handmatig uitvoeren kost tijd. Dottle vergelijkt de factuurregels automatisch met de inkooporder en, waar beschikbaar, de ontvangstbevestiging. Verschillen boven een ingestelde drempel worden gemarkeerd en ter beoordeling aangeboden. Kleine afwijkingen binnen de marge worden automatisch doorgezet. Het resultaat is een boekstukvoorstel dat klaarstaat in je boekhoudpakket of ERP: juiste grootboekrekening, kostenplaats, btw-code. De boekhouder hoeft het voorstel alleen te toetsen, niet opnieuw op te bouwen.
Wanneer past automatische factuurverwerking goed?
Dottle werkt het best als je regelmatig facturen ontvangt van een vaste groep leveranciers, als je een ERP of boekhoudpakket hebt waar een koppeling op gebouwd kan worden, en als de facturen digitaal binnenkomen (PDF via mail of een inkoopportaal). Bedrijven in de logistiek, handel en industrie die tientallen tot honderden inkomende facturen per maand verwerken, zien direct effect: minder handmatig werk, minder invoerfouten, kortere doorlooptijd van factuur tot betaling.
Wanneer is het juist geen goed idee?
Eerlijk zijn over de grenzen is onderdeel van de aanpak. Als je leveranciers ongestructureerde of rommelige facturen sturen, facturen op papier aanleveren zonder scanproces, of als er geen ERP-koppeling beschikbaar is, dan werkt automatisering moeizamer. Dottle leert geen formats zelfstandig aan over tijd. De kwaliteit van de uitvoer hangt af van de kwaliteit van de invoer. Zijn de brondata structureel slecht, dan moet je eerst dat probleem oplossen. Automatisering bovenop chaos maakt de chaos alleen sneller.
Hoe ziet de implementatie eruit?
We starten met een korte intake: welke factuurformats komen binnen, welk systeem staat aan de ontvangende kant, wat is de huidige doorlooptijd en waar zitten de fouten? Op basis daarvan bouwen we de koppeling en richten we de matchinglogica in. De boekhouder werkt daarna in een eenvoudig accordeerscherm: factuur links, voorstel rechts, afwijkingen gemarkeerd. Geen nieuw systeem leren, wel minder handmatig werk. Eigendom van de koppeling en de configuratie ligt bij de klant.