Wat is het probleem dat Dottle oplost?
Veel operationele teams besteden een flink deel van hun dag aan het overtikken van gegevens. Een inkooporder komt binnen als pdf. Iemand opent hem, leest het artikelnummer, de hoeveelheid, het adres, tikt alles over in het ERP of TMS, en gaat door naar het volgende document. Dat werk is niet moeilijk, maar het is foutgevoelig en het schaalt slecht. Als het volume toeneemt, neemt de bezetting mee, of loopt de achterstand op. Dottle pakt dit patroon bij de wortel aan: het leest het document uit, herkent de velden, en plaatst de gegevens waar ze naartoe moeten. De medewerker ziet alleen de uitzonderingen.
Welke documenten verwerkt Dottle?
Dottle is gebouwd voor de documenttypen die in de operatie het meest binnenkomen: inkooporders, paklijsten, vrachtbrieven, facturen en leveringsbevestigingen. De gemeenschappelijke noemer is dat het gestructureerde of semi-gestructureerde documenten zijn waarbij de opmaak per afzender verschilt, maar de inhoud voorspelbaar is. Een paklijst van leverancier A ziet er anders uit dan die van leverancier B, maar beide bevatten een artikelomschrijving, een hoeveelheid en een locatie. Dottle leert die variatie per afzender herkennen. Documenten die werkelijk vrije tekst bevatten, zoals klachtenformulieren of contracten met onderhandelbare clausules, zijn minder geschikt. Dat is eerlijk om te zeggen.
Hoe werkt het in de praktijk?
Het document komt binnen via e-mail, een uploadportaal of een gedeelde map. Dottle verwerkt het, extraheert de relevante velden en legt een match met bestaande records in het systeem, bijvoorbeeld een openstaande bestelling of een debiteurnummer. Als de betrouwbaarheid hoog genoeg is, boekt het door zonder tussenkomst. Is er twijfel, een onbekende leverancier of een afwijkende hoeveelheid, dan gaat het naar een reviewwachtrij. De medewerker ziet precies waarom Dottle twijfelt, bevestigt of corrigeert, en het systeem leert van die correctie voor de volgende keer. Dat is het human-in-the-loop principe: niet de AI die beslist in twijfelgevallen, maar de mens die het laatste woord heeft.
Waar lopen mensen op vast bij de implementatie?
Het meest voorkomende struikelblok is niet de techniek, maar de datahuishouding aan de ontvangstkant. Dottle kan een artikelnummer herkennen, maar als het ERP duizend actieve artikelen heeft waarvan de naamgeving niet consistent is, wordt de match lastiger. Hetzelfde geldt voor adressen, leverancierscodes en eenheden. Voordat Dottle goed werkt, moet het systeem waar het op aansluit op orde zijn. Dat kost soms meer tijd dan de koppeling zelf. Een tweede valkuil is het verwachtingspatroon: sommige teams denken dat het systeem vanaf dag één alles foutloos verwerkt. In de eerste weken is het percentage documenten dat zonder tussenkomst doorloopt lager dan aan het einde van de inloopperiode. Dat is normaal, maar moet van tevoren besproken worden.
Wanneer past Dottle juist niet?
Als je maar tien documenten per week ontvangt en de variatie is beperkt, is de besparing klein. De implementatietijd en het onderhoud wegen dan niet op tegen de winst. Dottle is het meest waardevol bij volumes vanaf enkele tientallen documenten per dag, zeker als de variatie in opmaak groot is of als de documenten uit veel verschillende bronnen komen. Ook als het echte probleem niet de invoer is maar de beslissing achter de invoer, zoals inkoopadviezen of planningskeuzes, dan is een ander instrument beter geschikt. Dottle is een uitvoerend systeem, geen beslissingsondersteunend systeem. Die grens is belangrijk.
Wat levert het op?
De directe opbrengst is minder handmatig werk op documenten die toch altijd hetzelfde zijn. Medewerkers kunnen hun aandacht richten op de uitzonderingen die er echt toe doen, in plaats van op het routinewerk dat tussendoor moet. Indirect betekent snellere verwerking ook snellere doorlooptijd: een order die binnen een minuut in het systeem staat in plaats van aan het eind van de middag. Dat heeft effect op voorraadbeheer, planning en klanttevredenheid. Niet omdat Dottle slim is in de zin van zelflerend, maar omdat het betrouwbaar en snel doet wat mensen altijd handmatig deden.