Wat de verordening precies regelt
De eFTI-verordening, voluit Verordening (EU) 2020/1056 over elektronische informatie over goederenvervoer, draait de bewijslast om. Niet de markt moet digitaliseren, de overheid moet digitaal kunnen ontvangen. Vanaf 9 juli 2027 krijgen marktpartijen het recht om wettelijk verplichte vervoersinformatie elektronisch beschikbaar te stellen bij controles, en moeten bevoegde autoriteiten die accepteren. Het geldt voor wegvervoer, spoor, binnenvaart en luchtvracht. De datum volgt uit de uitvoeringshandeling die de Europese Commissie in december 2024 publiceerde, met een invoertermijn van dertig maanden.
Je levert niet rechtstreeks aan, maar via een platform
De uitwisseling loopt niet als een losse mail naar een inspecteur. De verordening werkt met eFTI-platforms en dienstverleners die gecertificeerd moeten zijn, en met een nationale voorziening waarlangs de bevoegde autoriteiten die gegevens opvragen. Voor de meeste vervoerders en verladers betekent dat geen eigen bouwwerk, maar een keuze voor een platform en een koppeling vanuit het systeem waar de ritgegevens al in staan. Dat verlegt de vraag: niet hoe praat ik met de overheid, maar staan mijn gegevens compleet genoeg in één systeem om ze überhaupt te kunnen aanbieden.
Waarom dit meer is dan een papiertje minder
Het is verleidelijk om dit te lezen als het afschaffen van een formulier. Dat is het niet. Een controle die elektronisch verloopt, vraagt om gegevens die op het moment van de controle kloppen, compleet zijn en herleidbaar. Dat is een ander soort eis dan een vrachtbrief die in de cabine ligt. Wie zijn ritgegevens nu bij elkaar sprokkelt uit een TMS, een paar mailboxen en een map met scans, gaat dat merken. De verordening dwingt niets af bij jou, maar hij maakt wel zichtbaar of je vervoersdata een systeem heeft of een verzameling documenten is.
De vraag is niet of je meedoet, maar of je data er klaar voor is
In de praktijk zien we twee situaties. In de eerste staat de ritinformatie in een TMS en zijn documenten eraan gekoppeld: dan is elektronisch aanleveren vooral een koppelvraag. In de tweede leeft de waarheid in documenten die per mail binnenkomen en handmatig worden overgenomen, waarbij het systeem achterloopt op de werkelijkheid. Dan helpt een koppeling niet, want je zou een onvolledige administratie ontsluiten. De eerste stap is dan niet eFTI, maar zorgen dat wat er gebeurt ook in je systeem terechtkomt op het moment dat het gebeurt.
Wat je nu kunt doen zonder gokken op de details
De technische details van de gegevensuitwisseling worden de komende tijd verder uitgewerkt, en daarop vooruitlopen met maatwerk is zonde van je geld. Wat je wel kunt doen is onafhankelijk van die details. Zorg dat elke zending één plek heeft waar de actuele status en de bijbehorende documenten samenkomen. Laat inkomende documenten automatisch uitlezen en aan de rit koppelen in plaats van ze over te typen. En houd bij welke gegevens je vandaag pas bij een controle bij elkaar moet zoeken, want dat is exact de lijst die in 2027 pijn gaat doen. Wie dat op orde heeft, sluit later aan met een koppeling. Wie dat niet heeft, staat voor een verbouwing.